PDF-Verteilung von Lehrunterlagen

Eine größere Lehr-Organisation hatte die Aufgabenstellung, ihren Studierenden das Lernmaterial auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Die zu verteilenden Unterlagen sind nach Studienabschnitten organisiert und teilweise – da Personen bezogen – auch vertraulich.

Nach intensiven Evaluierungen und Tests mit MS SharePoint und Liferay fiel letztlich die Entscheidung auf Nextcloud. Eine Entscheidung, die sich bis heute als richtig erwiesen hat.

Kurz zur Funktion: Über das „Nextmin“-Management Interface wird bestimmt, welche Personengruppen welche Dokumente erhalten sollen. Dabei wird das zu verteilende Originaldokument geladen und dem jeweiligen Studierenden in ihren persönlichen Nextcloud-Ordner, versehen mit einem individuellen Wasserzeichen als Kopierschutz, kopiert.

Verteilung von Lohn- und Stundenaufzeichnungen

Die Aufgabe war, direkt aus der Lohnverrechnung heraus, den Mitarbeitern Ihre Lohnzettel über eine Nextcloud-Lösung zugänglich zu machen.

Die Herausforderung bestand darin, dass die Zustellung nur per E-Mail erfolgen kann und dabei die DSGVO-Vorschriften penibel einzuhalten sind.

Dieses Projekt hat als Ergebnis für jeden Mitarbeiter einen eigenen Nextcloud-Zugang erbracht, der, individuell verschlüsselt, die Lohnzettel und Stundenabrechnungen bereitstellt.

Erweitertes Management mit der Eigenentwicklung „Nextmin“

Nextmin wird laufend weiterentwickelt und ist ein Werkzeug für die Verwaltung von Nextcloud Benutzern, Gruppen-Admins, Admins und Speicherkontingenten.

Nextcloud selbst verfügt nur über sehr eingeschränkte Möglichkeiten für die Verwaltung von Benutzerebenen. Auch die Verwaltung von Speicherkontingenten muss als eher rudimentär bezeichnet werden. Innerhalb größerer oder komplexer Organisationen ist das oft ein großes Problem. Mit „Nextmin“ lassen sich diese Themen sehr granular und individuell handhaben.

Kundenspezifischer Registrierprozess

Ein Unternehmen mit einer beträchtlichen Anzahl an Privatkunden hatte die Idee, seinen Kunden automatisiert Nextcloud-Zugänge mit bestimmten Speicherkontingenten zugänglich zu machen.

Die Lösung besteht in einem mehrstufigen Registrierprozess, der dem Kunden auf einfachste Weise erlaubt, einen Nextcloud-Zugang zu bekommen. Damit wird die Kundenbindung gestärkt – verbunden mit der Möglichkeit, zusätzliche Angebote auf elegante Weise zu kommunizieren.

Bestellung von mehr Speicher durch den Benutzer

Alle Nextcloud-Benutzer, die keine Admins sind, haben von sich aus keine Möglichkeit, ihr Speicherkontingent zu erhöhen. In einigen Projekten war dies aber erwünscht und so wurde dafür eine Erweiterung geschaffen. Ein Benutzer kann damit, ganz individuell, weiteren Speicherplatz erwerben.

Kundenspezifische Benutzer-Authentifikation

Nextcloud bietet einige Methoden, um die Benutzer zu authentifizieren. Dafür können verschiedene Verzeichnis-Dienste eingebunden werden. Für ein kundenspezifisches Projekt hatte die Freischaltung über ein bereits vorhandendes, proprietäres Webportal zu erfolgen. Dies wurde im Rahmen des Projektes wunschgemäß umgesetzt.

Rechnungszustellung mit Empfangskontrolle

Auch eine interessante Anwendung für Nextcloud: Die elektronische Rechnungszustellung. Der Rechnungsempfänger erhält eine Benachrichtigung beim Einlangen der Rechnung mit dem Vorteil einer DSVGO konformen Übermittlung. Ein weiterer Nutzen ist das sich damit ergebende Rechnungsarchiv.

In diesem speziellen Fall bestand für den Auftraggeber der  Nutzen darin, dass die Annahme der Rechnung (Öffnen oder Download) durch den Kunden jederzeit ersichtlich ist  und es so für eine eventuelle Mahnung keine Ausrede gibt.