Für viele von uns ist die Kommunikation mittels eMail unersetzlich – zumindest im geschäftlichen Umfeld. Die Inhalte sind oft banal und besser man vergisst sie. Dann gibt es aber auch die, die eine Situation retten können, sofern man das Gesuchte rechtzeitig findet!

Zurück zur Überschrift, denn um diesen Punkt geht es nämlich: Finden. Und glücklich ist, wer seine eMails im Griff hat. Einfach und elegant, mit Funktionen wie man sie sich in der täglichen Praxis wünscht um dieses leidige Thema ein für alle Mal abzuhaken (auch für den Admin!).

Das Glück kommt in Form der Software MailStore. Gerne stehen wir auch für detaillierte Erklärungen und Teststellungen zur Verfügung. Im Folgenden einige Highlights:

E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern

MailStore ermöglicht zudem die Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien. Sie können Ihre E-Mails archivieren, unabhängig davon in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff.

Schutz vor Datenverlusten

PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.

Schnelle Volltextsuche

E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore bietet eine schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen. Alternativ ist auch der Zugriff über die ursprüngliche Ordnerstruktur möglich.

One-Click-Restore

Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus mit nur einem Mausklick in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen.

Postfachbegrenzungen abschaffen

Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.

Unabhängigkeit vom E-Mail-Server

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Dies hilft dabei Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.

Unabhängigkeit von externen Anbietern

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.

Reduzierung des Speicherbedarfs

MailStore Server reduziert den Bedarf an Speicher durch De-Duplizierung auf MIME-Part-Ebene. Dabei werden identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodies nur einmalig im Archiv abgelegt, auch wenn diese mehrfach in den Postfächern der Anwender vorkommen. Zusätzlich werden die MIME-Parts komprimiert. Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv bis zu 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.

Rechtliche Anforderungen erfüllen

Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für Unternehmen in DACH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Zusätzlich kann MailStore Server dabei helfen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Aufbewahrungsrichtlinien

Administratoren können durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien vollständige Kontrolle darüber behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst definieren, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Diese Richtlinien können außerdem bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen.

Hardware-Sizing

Während MailStore Server in den meisten Fällen ohne Planung „out-of-the-box“ verwendet werden kann, sollten Unternehmen die Lösung auch im Kontext der umgebenden IT-Infrastruktur betrachten und eine kurze Planungsphase vorsehen.

Unterstützte E-Mail-Systeme & Formate

Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019
Microsoft 365
G Suite
Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste
MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
PST, EML und andere Dateiformate
E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird